Strumenti Amministrativi per Gestione Mezzi Aziendali e Flotte

Tool amministrativi

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DOTMobile, coniugando competenze tecnologiche con una profonda conoscenza delle necessità di aziende e manager, ha sviluppato un’infrastruttura flessibile e completa, che offre moduli amministrativi trasversali applicabili alle più specifiche esigenze di gestione delle flotte aziendali.

Dashboard, KPI e Analisi dell’Impronta Carbonica (Carbon Footprint)

Abbiamo implementato l’infrastruttura DOTMobile integrando nella soluzione alcune funzioni attualmente indispensabili al fleet management. Strumento unico, versatile e personalizzabile per ogni utente, la Dashboard consente un accesso immediato a una gamma di KPI su misura, selezionate per ottenere una visione olistica sull’impatto ambientale e sulle prestazioni operative dell’intera flotta. Fra le funzioni inserite nel modulo, c’è l’analisi dell’impronta carbonica che, partendo dai dati raccolti, offre una valutazione approfondita delle performance operative di ogni mezzo aziendale. Ma non finisce qui. Oltre ai KPI per le emissioni di CO2, la Dashboard include indicatori che consentono di monitorare l’efficienza operativa, il consumo di carburante, i chilometri percorsi, le ore di lavoro e la manutenzione delle macchine. Attraverso visualizzazioni grafi che, analisi e valutazioni dei valori quantitativi, le aziende ottengono, in un unico strumento, un controllo completo sulle operazioni della flotta e sull’impatto ambientale.

Gestione Commesse

Il modulo “Gestione Commesse” permette, in modo intuitivo, di strutturare le informazioni a due livelli, facilitando sia la raccolta dati sui fabbisogni di macchine e mezzi, sia l’organizzazione e la conseguente organizzazione e gestione delle operatività. I responsabili inserendo su ciascuna commessa i fabbisogni dell’intera flotta per tipologia, assicurano che tutte le necessità siano defi nite e documentate con chiarezza. Tramite un’apposita sezione di Business Intelligence, l’assegnazione dei mezzi e delle attrezzature nei periodi richiesti sarà quindi più facile, efficiente e precisa. In sintesi, garantire la disponibilità quando e dove necessario e consentire, al tempo stesso, il monitoraggio e l’analisi dei costi di commessa sarà più immediato.

Gestione Lavori in Zona

Dopo aver registrato i lavori da eseguire all’interno delle singole zone, il pianifi catore può assegnare compiti e missioni ai diversi addetti e alle macchine, con la possibilità di inviare la programmazione direttamente su smartphone e/o sul display a bordo mezzo.

Planner Assegnazione Mezzi al Personale

Il modulo offre una soluzione innovativa per l’assegnazione effi ciente dei mezzi aziendali ai dipendenti, garantendo il rispetto delle normative sulla privacy e sulla sicurezza. Il personale che utilizza il mezzo ha accesso a una funzione speciale sul proprio smartphone che permette di gestire la propria privacy. In caso di uso del mezzo al di fuori dell’orario di lavoro, il dipendente può attivare una modalità che impedisce all’azienda di monitorarlo, come previsto da statuto del lavoratore e dal garante della privacy. In caso di situazioni eccezionali (es. emergenza o furto), i supervisori mantengono comunque la possibilità di disattivare da remoto il blocco privacy.

Planner Assegnazione Mezzi al Personale

Il modulo offre una soluzione innovativa per l’assegnazione efficiente dei mezzi aziendali ai dipendenti, garantendo il rispetto delle normative sulla privacy e sulla sicurezza. Il personale che utilizza il mezzo ha accesso a una funzione speciale sul proprio smartphone che permette di gestire la propria privacy. In caso di uso del mezzo al di fuori dell’orario di lavoro, il dipendente può attivare una modalità che impedisce all’azienda di monitorarlo, come previsto da statuto del lavoratore e dal garante della privacy. In caso di situazioni eccezionali (es. emergenza o furto), i supervisori mantengono comunque la possibilità di disattivare da remoto il blocco privacy.

Noleggi Attivi

Una funzionalità che consente di censire e georeferenziare sulla mappa infiniti punti di interesse come sedi di clienti e fornitori, punti affiliati e partner, o indirizzi di fruitori di noleggio per servizi aggiuntivi. Questa funzione è fondamentale per un'efficace gestione della flotta aziendale.

Noleggi Passivi

Soluzione completa per la gestione dei contratti di noleggio stipulati con i fornitori, questo strumento è progettato per semplificare la supervisione e l’amministrazione di tutti gli aspetti legati ai noleggi passivi, dalla registrazione dei contratti fino alla gestione delle scadenze e dei costi associati. Attraverso le diverse funzionalità si possono registrare e organizzare tutti i contratti di noleggio in un unico sistema, facilitando l’accesso e la revisione delle informazioni, monitorando la periodicità dei pagamenti, i costi totali ed eventuali penali associate ai contratti di noleggio. Un sistema di calendarizzazione integrato avvisa automaticamente l’utente delle scadenze imminenti, aiutando a evitare ritardi o altre complicazioni contrattuali.

Noleggi Attivi e Passivi

Manutenzioni Ispezioni Tecniche e Non Conformità

Il modulo consente l’inserimento di liste di controllo da spuntare in caso di ispezione, con la possibilità di evidenziare non conformità o guasti.

Ispezioni tramite Smartphone e QRCode

È possibile stampare e posizionare sui mezzi il QRCode al fine di consentire agli operatori di compilare le liste di controllo tramite smartphone.

Rilevazione degli Interventi

Questa funzione consente di registrare puntualmente tutti gli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria eseguiti sul singolo mezzo, riclassificandoli per categoria e rilevandone i dati relativi al fornitore e alle singole voci di costo analitiche.

Programmazione

All’atto della registrazione di ogni singolo intervento, è possibile programmarne la scadenza futura in base al tempo trascorso, alle distanze o alle ore effettive di lavoro. L’utente può impostare avvisi di scadenza da inviare agli addetti alla manutenzione e agli operatori. Il programma di manutenzione di DOTMobile si occupa di notificare preavvisi ed eventuali allarmi per interventi non eseguiti e già scaduti.

gestione carburante

Gestione Carburanti, Carte Carburante e Rifornimenti

Questo modulo, integrato nel software di controllo flotte, rende possibile la gestione completa dei carburanti e delle carte carburante, compresa la suddivisione per fornitore e il tracciamento dell’erogazione. La raccolta dei dati può avvenire in modalità manuale oppure importando i file forniti dalle compagnie presso cui si fa rifornimento. Questo garantisce un’analisi precisa dei costi dei mezzi aziendali e un'ottimizzazione dei consumi.

gestione carburante

Pratiche Amministrative

Questo modulo consente la gestione completa di tutte le pratiche amministrative legate ai mezzi. Il sistema elabora le informazioni, generando uno scadenzario automatico con alert di preavviso di assicurazioni, bolli, permessi, revisioni, ecc. Questo facilita la gestione delle scadenze e riduce il rischio di incorrere in sanzioni.

Patenti e Patentini

Questa funzione consente la raccolta di tutti i dati relativi alle patenti e alle abilitazioni degli operatori, generando uno scadenzario automatico e ottenendo il tal modo una supervisione puntuale sulla regolarità della conduzione dei mezzi aziendali.

Localizzazione, monitoraggio e sicurezza

Servizi interconnessi per il massimo controllo sulle flotte aziendali

Settori di Riferimento

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